Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Kirjapaino Ässä Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 18.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Kirjapaino Ässä Oy , Y-tunnus 0939516-8
Konttisentie 8
40800 Vaajakoski
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jenni Niemelä jenni.niemela@kirjapainoassa.fi
Konttisentie 8, 40800 Vaajakoski puh. 010 3200 760
3. Rekisterin nimi
Kirjapaino Ässä Oy:n asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Kirjapaino Ässä Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on Kirjapaino Ässä oy:n asiakassuhteiden hoitaminen, kehittäminen, ylläpitäminen sekä tilastoiminen ja analysoiminen. Tietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin, profilointiin ja Kirjapaino Ässä Oy:n liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat
Asiakkaan perustiedot: asiakasnumero, etunimi, sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Tilaushistoria: tiedot tilauksista, toimituksista laskutuksesta ja perinnästä
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen yhteyshenkilöistä ja päättäjistä:
yritys, nimi, titteli, osoitetiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Asiakashistoria (esim. tilaukset, tarjouspyynnöt, palautteet, laskutustiedot, perintätiedot)
Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, , sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muista vastaavista julkisista rekistereistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille tai EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kirjapaino Ässä Oy:n tiloissa on elektroninen kulunvalvontajärjestelmä Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja.. Tiedot kerätään tietokantoihin jotka ovat palomuurien, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa tilassa ja niihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon tiedon käyttötarkoituksen vuoksi sekä huomioiden Suomen lakien, kuten kirjanpito-, ennakkoperintä-, kuluttajansuojalain mukaiset säilytysajat.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Kirjapaino Ässä Oy toimii lisäksi henkilötietojen käsittelijänä painotoimeksiantoja tekevien organisaatioiden lukuun näiden kanssa tehtävien sopimusten ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.